: دبير همايش/ نمايشگاه:

- تشكيل كميته ها و مشخص نمودن مسئول هر كدام از اين كميته ها و صدور  احكام لازم به منظور پيگيري و اجراي وظايف محوله.

- نظارت كامل بر روند كلي فعاليت هاي كميته ها و پيگيري هاي لازم.

- تشكيل جلسات منظم به صورت جداگانه با هر كميته و ساير قسمت ها به منظور آگاهي از پيشرفت يا عدم پيشرفت كار آنها.

- انجام رايزني هاي مختلف به منظور هر چه با شكوه تر برگزار شدن همايش/ نمايشگاه.

 

 

: دبيرخانه همايش / نمايشگاه:

- پيگيري امور مربوط به همايش/ نمايشگاه از قبيل: تهيه فهرست اسامي و نشاني مدعوين و ارسال كارت هاي دعوت.

- تهيه مكاتبات و ثبت نامه هاي وارده و صادره و انجام مراسلات نامه هاي مربوط به همايش/ نمايشگاه.

- تهيه و تنظيم گزارش لازم و ارائه آن به دبير همايش / نمايشگاه و كميته هاي مربوطه.

- هماهنگي كامل با ساير بخش هاي همايش / نمايشگاه  از جمله كميته ها.

- بررسي و فراخوان نظرات افراد ذي نفع قبل و بعد از همايش / نمايشگاه.

- پيگيري هاي لازم بعد از همايش/ نمايشگاه در خصوص انجام كارها.

- هماهنگي با دفاتر پست.

 

: هماهنگي :

- پيگيري جلسات.

- انجام هماهنگي هاي لازم بين كميته ها و ساير بخش هاي همايش.

- پيگيري نظرات دبير همايش و ساير كميته ها و اعلام آن.

- پيگيري دعوت از مقامات ، شامل وزراء مربوطه، نمايندگان مجلس و ساير ذي نفعان.

- پيگيري درج آگهي هاي فراخوان مقالات و فراخوان عمومي در جرائد.

 

: كميته علمي:

- تهيه فرم هاي ارزشيابي مورد نياز همايش/ نمايشگاه.

-  ارائه برنامه هاي اجرائي نظير ميز گرد و مديريت آن.

- فراخوان مقاله

- تدوين و ارائه پيشنهاد به سخنرانان در نحوه ارائه مقالات همايش/ نمايشگاه.

- ارزيابي و انتخاب مقالات برتر به منظور ارائه در سمينار.

- دعوت از صاحبنظران جهت ارائه مقاله.

- تهيه بروشور علمي.

- تهيه عناوين كارگاههاي آموزشي.

- تهيه كاربرگ امتياز دهي و داوري مقالات شامل شماره پرونده، نام و نام خانوادگي ارسال كننده مقاله، عنوان مقاله، شغل ، ارزيابي  ارتباط دقيق مقاله با موضوعات همايش،  ارزيابي سطوح علمي و فني مقاله، نام داور و امضاء جمع امتيازات.

- تهيه، توزيع و جمع آوري فرم هاي نظر سنجي و جمع بندي نظرات ارائه شده.

- تهيه گزارش تحقيقي بعد از برگزاري برنامه به منظور بررسي نتيجه كار.

- بررسي نهايي و ويرايش فني و تخصصي مقالات براي چاپ در مجموعه مقالات.

 

: كميته اجرائي:

- آماده سازي مكان همايش/نمايشگاه، پيگيري و تجهيز آن به منظور بهره برداري مناسب و بهتر.

-  بودجه بندي و پيگيري تامين بودجه و جذب آن.

- تعيين و بررسي پيش نويس مقررات، طرح تشكيلات و تنظيم بودجه .

- جذب حمايت كنندگان همايش / نمايشگاه و جذب كمك هاي نقدي و ...

- تدوين برنامه هاي جنبي و فرهنگي ، شامل برگزاري نمايشگاه هاي مرتبط با موضوع نمايشگاه اصلي يا همايش، بازديدها و ديدارها.

- تهيه فرم ها و توزيع آن در بين مدعوين.

- تهيه و تامين نيازهاي ترابري

 

: كميته روابط عمومي و تبليغات:

- تشكيل ستاد خبري و پوشش اخبار مربوط به همايش/ نمايشگاه.

-  پيگيري و هماهنگي در امر اطلاع رساني.

- تهيه ويژه نامه همايش/ نمايشگاه.

- طراحي و تهيه سربرگ، پاكت، پوستر و كارت دعوت مربوط به همايش / نمايشگاه.

- تزئين و اجراي دكوراسيون همايش / نمايشگاه اعم از جايگاه و سالن.

- اجراي پوشش تبليغاتي مناسب جهت همايش/ نمايشگاه.

- انعكاس فعاليت ها و برنامه هاي همايش/ نمايشگاه.

- برنامه ريزي براي بازديد كنندگان از بخش هاي جنبي و ديني و مرتبط با موضوع همايش/ نمايشگاه.

- برنامه ريزي نشست ها و ديدارها و فعاليت هاي فرهنگي و هنري.

- درج فراخوان در مطبوعات كثير الانتشار كه از طرف ساير كيمته ها دربافت شده است.

- تهيه فهرست مدعوين و ذي نفعان همايش/ نمايشگاه.

- هماهنگي با ديگر كميته هاي اجرايي.

-  تهيه وب سايت ويژه همايش/ نمايشگاه.

- سازماندهي امور مربوط به شركت كنندگان از قبيل نقشه نمايشگاه يا جانمايي همايش.

- تهيه و توزيع كارت دعوت، اهدايا و ساير اقلام نمايشگاهي.

-  تهيه مُهر همايش/ نمايشگاه.

- به كارگيري نيروي متخصص خبري، اطلاع رساني و ...

- تبليغات داخل و خارج سالن.

- تهيه چارت تشكيلاتي كميته روابط عمومي..

- تهيه و تكثير پرسشنامه براي افراد شركت كننده و مدعوين.

- پاسخگويي به سوالات مراجعين و ارائه برنامه هاي همايش يا نمايشگاه به آنان.

- نصب راهنما در طول مسير و مكان هاي ضروري.

- آماده سازي محل تشكيل همايش يا برگزاري نمايشگاه.

- جانمايي ميز اطلاعات و ارتباطات در محل همايش / نمايشگاه.

- تهيه و ارسال دعوت نامه به مسئولين و ذي نفعان.

- انتشار خبر نامه  همايش /نمايشگاه.

- تهيه آرم همايش/ نمايشگاه.

- تهيه تراكت تبليغاتي و خير مقدم و نصب آن در محل همايش / نمايشگاه.

- برگزاري مراسم افتتاحيه و اختتاميه.

- تهيه پرچم كشورهاي شركت كننده.

- ضبط و تكثير گفتگوها و مقالات ارائه شده در همايش/ نمايشگاه.

- تهيه لوح تقدير و يادبود.

- تصوير برداري و ضبط مراسم همايش/ نمايشگاه.

- هماهنگي و ترتيب دادن مصاحبه هاي اختصاصي و مطبوعاتي و راديو و تلويزيوني به منظور انعكاس فعاليت ها از طريق رسانه هاي جمعي، پوشش خبري و تصويري ، تهيه گزارش فعاليت ها و تهيه نشريه خبري.

- تامين مجري ، قاري و گروه موسيقي.

- تهيه بولتن بريده جرايد.

- تهيه طرح تنديس همايش/ نمايشگاه.

- تهيه لوح سپاس و تقدير.

- تهيه كارت هاي شناسايي، مانند كارت كاركنان ستاد برگزارين كارت خبر نگاري، كارت انتظامات و غيره.

- پارچه نويسي و پلاكارد و اجراي خط و نقاشي روي برزنت، بوم و متقال.

- اجراي تمام امور گرافيكي، عكاسي ن فيلمبرداري ، طراحي و نقاشي.

- پيگيري نصب داربست در نقاط مختلف .

- پخش موسيقي در فضاي نمايشگاه و يا همايش حسب مورد.

 

 بدين ترتيب كميته روابط عمومي داراي ساختار تشكيلاتي زير خواهد بود:

الف – ارتباط رسانه اي  (اطلاع رساني)

ب- تبليغات، تشريفات و سمعي و بصري

ج – امور گرافيك

د- انتشارات

ه- امور اينترنت

و – امور نمايشگاه

 

: كميته تشريفات:

- برنامه ريزي و تنظيم امور تشريفات.

- تدارك ويزا با هماهنگي وزارت امور خارجه براي ميهمانان.

- اجراي تشريفات مناسب.

- پذيرايي مناسب از مدعوين.

-  هماهنگي در فرودگاه و تشريفات.

- هماهنگي انتظامات درب هاي خروجي و ورودي.

- تهيه برنامه هاي ورود هواپيماهاي مدعوين.

- اعلام ساعت ورود به استقبال كنندگان و هماهنگي لازم در فرودگاه .

- تشريفات براي ورود مدعوين خارج از كشور.

- تدارك وسايل نقليه مناسب ، براي جابجايي ميهمانان.

- هماهنگي مترجمان.

- پذيرايي از ميهمانان.

-  برنامه ريزي براي اسكان ميهمانان و ساعات رفت و آمد.

 

: كميته مالي :

- برآورد هزينه  برگزاري همايش/ نمايشگاه.

- جذب و تخصيص بودجه و امكانات به ساير كميته ها.

- محاسبه مبالغ واريزي شركت كنندگان.

- پرداخت حق الزحمه كاركنان به پيشنهاد ساير كميته ها.